Verhoging BTW en meer belastingzaken

Charlotte Meindersma  dinsdag 07 augustus 2012

Charlotte Meindersma, aka CharlotteslawBelasting en de bijbehorende verplichtingen. Elke ondernemer, dus ook ik, krijgt daar mee te maken. Per 1 oktober gaat het belastingtarief omhoog van 19% naar 21% BTW. Ook blijken er wat misverstanden te bestaan over het heffen van BTW over verzendkosten en is er nog wat onduidelijkheid over de verplichte administratie voor de belastingdienst. Daarom deel ik graag wat tips & trics met jullie over veranderingen en verplichtingen voor de belastingdienst.

De BTW gaat per 1-10 omhoog naar 21%

In Nederland kennen we drie niveaus aan BTW: 0%, 6% en 19%. Deze laatste is het tarief waar de meeste ondernemers voornamelijk mee te maken hebben. Vanaf 1 oktober gaat deze beduidend omhoog naar 21%. Daar zul je bij levering en facturering rekening mee moeten houden.
Waar het geheel op neerkomt is dat je het belastingtarief moet bepalen aan de hand van de datum waarop je het product of de dienst levert en niet aan de hand van de factuurdatum. Lever je dus de dienst op 25 september, dan reken je 19% btw. Ook als je pas op 5 oktober de factuur zal sturen. Andersom hetzelfde; stuur je de factuur al op 25 september, maar lever je pas op 5 oktober, dan zal er op de factuur 21% BTW moeten staan. Dit geldt dus ook bij deelbetalingen of aanbetalingen. Laat je de klant al voor 1 oktober een aanbetaling of deelbetaling doen, dan reken je hier 21% BTW over, terwijl je de dienst of het product pas na 1 oktober levert. Uiteraard reken je ook over het restant dat na 1 oktober betaalt moet worden weer 21% BTW.
Mocht je inderdaad al in september facturen sturen waar je 21% BTW in gerekend hebt, let dan bij de BTW kwartaalaangifte op! Je vult dit dan niet in bij rubriek 1a, maar bij rubriek 1c. Voor het laatste kwartaal kun je het dan weer zoals gebruikelijk invullen bij 1c.
De Rijksoverheid heeft een aantal veel gestelde vragen al beantwoord en online gezet.

BTW over verzendkosten

Een veel gemaakte fout die ik tegenkom bij ondernemers, waaronder webwinkeliers en fotografen die producten verzenden, is dat ze apart verzendkosten rekenen, maar vergeten hier BTW over te heffen. Enkel PostNL zelf is vrijgesteld van BTW. Dus als jij via PostNL verzend betaal je zelf geen BTW over de kosten die je maakt. Maar bereken je deze kosten door aan je klant, dan zul je over de verzendkosten wel het hoge BTW tarief moeten rekenen. Voor ondernemers geldt dat zij het hoge BTW tarief, vanaf 1 oktober dus 21%, over de verzendkosten moeten rekenen. Ook als je deze in een losse regel op de factuur plaatst.
Reken je de BTW niet over de verzendkosten, dan zul je deze zelf bij moeten leggen, als ware je de BTW wel gerekend had. Vergeet dus niet eventueel de verzendkosten waar je mee adverteert ook aan te passen.

Verplichte administratie voor ondernemers

Elke ondernemer is verplicht een administratie te voeren en deze ten minste 7 jaar te bewaren. Deze 7 jaar gaan in nadat de actualiteitswaarde van het boekstuk is vergaan. Bij langlopende contracten gaan de 7 jaar dus pas in nadat het contract is beëindigd.
De administratie bijhouden is een hoop gedoe. Om te voorkomen dat je meters aan papieren moet bewaren doe je natuurlijk het liefst zoveel mogelijk digitaal. Voor een groot deel kan dat ook, zolang deze digitale administratie maar aan bepaalde eisen voldoet.
Een van de eisen is dat de administratie snel inzichtelijk moet zijn. Het mag de belastingdienst niet te veel tijd kosten om uit te zoeken hoe jouw administratie in elkaar zit. Daarnaast moet er als het ware een ‘spoor’ zijn langs welke weg alle handelingen getraceerd kunnen worden. Je zult echter van de meeste documenten het origineel moeten kunnen overleggen. Dat wat je op papier, dus niet digitaal, hebt ontvangen, zul je dus ook op papier moeten bewaren. Niet het simpelweg aan een A4tje, geef dit hetzelfde boekstuknummer als je digitaal hebt gedaan, leg het op volgorde en het is snel weer terug te vinden, mocht de belastingdienst er om vragen. De belastingdienst heeft over dit vraagstuk speciaal een brochure gemaakt.

Dit is het eerste artikel op stylink van Charlotte Meindersma, jurist voor de creatieve sector dat ze eerder publiceerde op haar website charlotteslaw.nl. Op Twitter is Charlotte terug te vinden als @charlotteslaw